En restauration, la coordination des équipes, le turn-over et les variations de l’activité nécessitent une organisation rigoureuse. La création et la gestion des plannings du personnel est une des étapes essentielles pour assurer le bon fonctionnement de votre restaurant.
Tout ce qu‘il faut savoir pour gérer les plannings de son restaurant
Les étapes nécessaires pour bien gérer les plannings d’un restaurant
#1 – Lister toutes les tâches à accomplir
Pour élaborer les plannings des collaborateurs, il faut d’abord dresser la liste des tâches quotidiennes à réaliser.
Pour faire tourner un restaurant, voici une liste non exhaustive des différentes tâches à accomplir :
- Entretien et nettoyage de la cuisine et de la salle (sols, plans de travails, dessertes, ustensiles de cuisine, mobiliers de la salle, bar …) ;
- gestion des nappes et des serviettes, pour un lavage en interne ou via un sous-traitant ;
- gestion des réservations et accueil des clients ;
- gestion des plans de salles ;
- gestion des commandes ;
- mise en place du restaurant (salle, bar, terrasse …) ;
- mise en place de la cuisine avec la préparation des plats de la carte, des suggestions et du plat du jour ;
- gestion de la caisse (contrôler à chaque fin de service, que celle-ci soit juste, procéder à chaque fin de journée au « Z » soit à la clôture quotidienne, vérifier en permanence le fond de caisse pour assurer le bon fonctionnement des prochains services, ajouter ou supprimer les nouveaux plats et liquides …) ;
- gestion du bar avec la remonté des liquides et gestion des vides ;
- gestion de la cave ;
- gestion des livraisons des matières premières pour la cuisine qui arrivent souvent tôt le matin, puis de la deuxième réception des liquides pour la salle qui arrivent souvent en milieu de matinée ;
- gestion des stocks …
A l’aide de toutes ces tâches répétitives, vous pouvez donc procédez au calcul du temps à y consacrer quotidiennement.
Ainsi, vous pourrez évaluer les besoins réels en main-d’oeuvre sans pour autant ni les sous-estimer ni les sur-estimer.
#2 – Identifier les besoins en effectif
Maintenant, vous pouvez déterminer, selon la durée de travail de chaque poste, vos besoins en personnel et les types de contrats de travail (CDD, CDI, travail à temps partiel, extras, saisonniers …). Tout ceci dépendra aussi de la capacité d’accueil de votre établissement et les périodes d’affluence (la fréquentation varie entre le midi et le soir ; la semaine ; le week-end ; les saisons ; les vacances scolaires …).
Il est important d’avoir une liste de prestataires supplémentaires de type « extra » à solliciter en plus des employés permanents pour faire face au turn-over, un remplacement en urgence, un pic d’activité … à la fois pour la cuisine et pour la salle, tout doit être à l’équilibre. Une partie d’équilibriste pas toujours facile que doit gérer quotidiennement un restaurateur et lui demandera beaucoup d’énergie pour arriver à une situation parfaite.
#3 – Créer les fiches de postes
Il est recommandé de rédiger une fiche de poste claire et précise pour chaque fonction afin de permettre à chaque membre du personnel de savoir exactement quel est son rôle, sa mission et ce qu’il doit faire.
Ces fiches doivent contenir : l’intitulé du poste (ex : Chef de cuisine) ; la mission (ex : gestionnaire de la cuisine) ; les tâches associées (gérer l’équipe cuisine, élaboration de la carte, négociation avec les fournisseurs, contrôle des process HACCP, gestion des commandes, gestion des stocks …), l’environnement de travail, les besoins spécifiques du poste …
#4 – Gérer les plannings de façon homogène
La restauration utilise généralement un système de rotation des équipes d’une semaine à l’autre. Les plannings permettent de garantir une certaine équité des conditions de travail entre chaque collaborateur, mais doivent avoir aussi une grande flexibilité pour s’adapter aux différents imprévus.
Pour créer et gérer la rotation des plannings et organiser le travail, cela nécessite de prendre en compte :
- les règles de convention collective du CHR (cafés, hôtels, restaurants) relatives aux congés payés, les jours de repos, les jours fériés … ;
- le prévisionnel du nombre de couverts en fonction de l’affluence des clients en réservation, mais aussi en passage qu’il est difficile d’évaluer ;
- les plages horaires et les jours d’ouverture à couvrir ;
- les heures supplémentaires réalisées et les jours de récupération à prévoir ;
- les obligations personnelles de chaque collaborateur ;
Pour gérer correctement les plannings, vous devez vous soumettre à la législation du travail. Étant donné la multiplicité des heures supplémentaires dans le secteur de la restauration, il est nécessaire d’être encore plus vigilant pour respecter la limite légale d’heures de travail.
Rappelons qu’un employé à temps plein ne peut travailler plus de 10 heures par jour, 48 heures par semaine et 44 heures par semaine pendant 12 semaines consécutives. Le salarié doit bénéficier d’une pause de 20 minutes au moins à partir de 6 heures de travail (voir Service-public.fr pour en savoir plus)
L’organisation du personnel doit être organisée, équilibrée, équitable et suffisamment souple pour répondre aux variations du marché de la restauration.
Vous devez actualiser vos plannings de façon hebdomadaire et mensuel. Ce qui compte, c’est l’anticipation et communiquer en amont à votre équipe les éventuelles modifications (si possible, le plus tôt possible)
#5 – Quels logiciels choisir pour gérer les plannings ?
Il est crucial de bien gérer les plannings de son restaurant pour assurer un service rapide et de qualité à vos clients, éviter les situations de stress et assurer le bien-être des équipes. Cependant, ce travail peut s’avérer difficile et fastidieux à réaliser, pour toutes les raisons et contraintes auxquelles vous êtes confronté quotidiennement.
Il est donc essentiel d’utiliser des outils digitaux pour optimiser la gestion de son restaurant pour gagner du temps et économiser son énergie sur tâches répétitives et fastidieuses.
Avec un logiciel de gestion des plannings du personnel, vous pouvez gérer aisément vos horaires, planifier la répartition des tâches et organiser les horaires de travail. Cet outil collaboratif et intuitif permet à chaque employé de soumettre facilement des demandes de remplacement, de congés ou d’absences et vous en informe immédiatement.
Voici quelques logiciels de gestion de planning :
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