Un moyen très pratique pour ne louper aucun appel, reconnaitre votre client et augmenter son expérience dans votre établissement 👀 😀.
Qu’est-ce que WhosCall ?
WhosCall est une fonctionnalité qui relie directement votre téléphone fixe à votre cahier de réservations digital Overfull.
Chaque appel entrant est reconnu et associé à la fiche correspondante dans votre base clients, entreprises ou prescripteurs.
Quels sont les bénéfices de WhosCall ?
- ⏱️ Gagnez du temps : les coordonnées des clients sont automatiquement saisies, par une simple touche « Réservation » ;
- 👋 Améliorez l’accueil téléphonique : adaptez votre discours selon qu’il s’agit d’un client, d’une entreprise ou d’un prescripteur ;
- 🔝 Personnalisez l’expérience : visualisez immédiatement le profil du client (statut, nombre de réservations, annulations, no-shows, avis, ticket moyen, totalité des dépenses … etc) ainsi que le contexte de sa dernière ou prochaine réservation.
- 👍 Récupérez les clients en cas d’indisponibilité ou absence : si votre client n’arrive pas à vous joindre, celui-ci peut recevoir un SMS en lui indiquent votre indisponibilité et un lien lui permettant de réserver en ligne
👀 Exemple d’un appel entrant client dans Overfull
👀 Exemple du SMS envoyé au client en cas d’occupation ou absence
Quels sont les prérequis ?
- WhosCall fonctionne grâce à un boîtier breveté branché entre le téléphone et la box internet ;
- Ce boîtier est relié à un ou plusieurs comptes Overfull
👉 Condition unique : disposer d’une ligne téléphonique fixe.
Comment fonctionne WhosCall lors d’un appel ?
- 📞 Un appel arrive sur le téléphone de votre établissement ;
- 🔍 WhosCall recherche dans votre base de données clients le numéro de l’appelant ;
- 📋 Une notification apparaît en temps réel dans Overfull indiquant :
- soit le numéro est associé à un client, en précisant si celui-ci est associé à une entreprise et/ou prescripteur
- soit un numéro inconnu
Quelles sont les configurations possibles ?
⚠️ Important : WhosCall ne s’installe pas sur un ordinateur en particulier, mais s’associe à un compte Overfull.
Exemple simple – 1 restaurant = 1 ligne fixe dédiée
- Scénario : chaque appel concerne directement le restaurant ;
- Installation : WhosCall est branché sur la ligne fixe et associé au compte Overfull du restaurant ;
- Résultat : la notification apparaît sur tous les appareils connectés au compte (ordinateur, tablette, smartphone)
Exemple particulier 1 – 1 ligne partagée par plusieurs restaurants
- Scénario : une seule ligne est utilisée par plusieurs établissements (ex. restaurants A, B, C ) ;
- Installation : WhosCall est branché sur la ligne et associé à chacun des comptes Overfull ;
- Résultat : la notification apparaît sur tous les appareils connectés et sur tous les restaurants concernés A, B, C
Exemple particulier 2 – 1 ligne partagée par plusieurs restaurants, mais géré par un standard téléphonique qui peut appeler simultanément une deuxième ligne
- Scénario : une seule ligne est utilisée au standard, celui-ci transfère l’appel sur l’établissement concerné en faisant sonner automatiquement une deuxième ligne (ex. restaurant A) ;
- Installation : WhosCall est branché sur la ligne et associé à chacun des comptes Overfull ;
- Résultat : la notification apparaît sur tous les appareils connectés du restaurant A, mais les autres restaurants B et C ne sont pas notifiés
⚠️ Remarque :
Un boîtier ne peut être branché que sur une ligne.
Si un restaurant a plusieurs lignes fixes, il faudra installer un boîtier par ligne et les relier au même compte Overfull.
Comment consulter l’historique des appels ?
- Cliquez sur WhosCall dans la barre du haut du lo
- Accédez à la liste de tous les appels reçus au restaurant :
- Identification de la fiche correspondante si elle existe, sinon affichage du numéro seul, avec le statut « Appel manqué »
- Si entre temps, la personne en « Appel manqué » réserve via un autre canal le statut changera en « Réservé » pour indiquer qu’il n’est pas nécessaire de rappeler ce correspondant.
⚠️ Limite : l’historique n’indique pas si un appel a été décroché ou manqué.