L’arme anti no-show = les demandes de reconfirmation

Pour activer la reconfirmation automatique sur l’un de vos services, rendez-vous dans la section Paramètres ⚙️ en haut à gauche de votre espace en cliquant sur 🟰, puis cliquez sur : Gestion réservation, Services.

Dans votre calendrier des services, cliquez sur le service pour lequel vous souhaitez activer la reconfirmation automatique des réservations (exemple ici : le MIDI). Vous basculerez sur une nouvelle page dédiée aux informations de ce service. Faites défiler vers le bas jusqu’à la ligne « Paramètres d’envoi des demandes de reconfirmation« . Ouvrez la ligne et configurez selon vos souhaits :

#1-RECONFIRMATION AVANT L’ARRIVEE DU CLIENT

• Définissez d’abord combien de jours avant la date du service/réservation doit être envoyé la demande de reconfirmation en sélectionnant le nombre de « jours » ainsi que le référentiel à considérer : « le service » ou « la réservation ».
• Définissez ou pas pour les réservations prises il y a plus de X jours en sélectionnant le nombre de « jours » ainsi que le référentiel à considérer : « le service » ou « la réservation ».
• Définissez ou pas pour les réservations à partir de X pax en sélectionnant le nombre de « pax », ce qui vous permet :
  • Soit d’ajouter cette condition aux deux premières en cliquant sur le « ET » – exemple : envoyer un demande de reconfirmation 1 jour avant « la réservation », en ne prenant que les réservations qui ont au minimum 6 jours d’ancienneté « ET » qu’à partir de 10 pax.
  • Soit de dissocier cette condition aux deux premières en cliquant sur le « OU » – exemple : envoyer un demande de reconfirmation 1 jour avant « la réservation », en ne prenant que les réservations qui ont au minimum 6 jours d’ancienneté « OU » les réservations à partir de 10 pax.
    Du coup, il y aura deux demandes de reconfirmation différentes : les anciennes réservations à partir de 6 jours « OU » les réservations à partir de 10 pax.

#2-RECONFIRMATION POUR LES CLIENTS EN RETARD

• Définissez une demande de reconfirmation pour les retardataires en activant la fonction et en définissant à partir de combien de minutes la demande doit être envoyée au client pour qu’il puisse reconfirmer sa venue dans votre restaurant. Sur l’outil de réservation, dès que la demande sera partie, s’affichera en rouge les minutes de retard, une méthode très efficace pour éviter un « no-show », car si vous avez programmé un envoi à 15 minutes de retard et que votre comteur est déjà à 18 minutes, vous l’avez compris il y a de fortes probabilités que ce client ne vienne jamais chez vous, il vous faudra donc revendre la table sans hésitation.