Comment bien gérer les stocks de son restaurant ?

Vous vous devez d’avoir un suivi et une gestion des stocks rigoureuse pour assurer la rentabilité de votre restaurant.

• Faites preuve de bon sens dans vos achats solides et liquides et essayez de rationaliser les quantités pour éviter toute perte ;
• Réduisez les risques liés à l’hygiène et à la sécurité alimentaire provoquées par la détérioration des denrées périssables ;
• Anticipez les ruptures de stock par un manque d’organisation, ceci vous enlèvera du stress pour vous et vos équipes.

Quelques conseils pour gérer correctement les stocks de votre restaurant :

• Réalisez des fiches techniques pour chaque plat, celles-ci permettent d’évaluer les quantités dont vous aurez besoin pour produire chacun d’entre d’eux en fonction des ventes potentielles  ;
• Réalisez au minimum un fois par mois un inventaire des stocks solides et liquides ;
• Tenez un tableau de suivi mensuel et annuel ;
• Responsabilisez et formez vos équipes à cet exercice, ils en seront d’autant plus sensibilisés

1 Réalisez des fiches techniques pour chaque plat

Afin de ne pas surestimer ni sous-estimer vos besoins réels en matières premières, les fiches techniques de cuisine sont des outils indispensables. Elles permettent de bien gérer vos stocks de restaurant et de bien connaître le coût de revient de chaque plat. Nous pouvons vous fournir si vous le souhaitez un fichier « excel » prêt à l’emploi en faisant votre demande par mail à support@overfull.fr.

La fiche technique doit mentionner les éléments suivants :

• Le nom du plat, la date et le nombre de portions par préparation ;
• La description du plat et les différentes étapes de préparation ;
• Les différents ingrédients avec pour chacun le poids utilisé et son prix de revient ;
• Evaluez et calculez le coût du pain pour manger ce plat car celui-ci a un impact fort dans les coûts de revient ;
• Evaluez et ajoutez le coût des non vendus par préparation ;
• Evaluez et ajoutez les pertes selon le plat et les portions par préparation

A ce stade vous obtenez le « Prix de revient unitaire brut »

• Ajoutez le temps de préparation du plat (social) ;
• Ajoutez la consommation de gaz, électricité, eau (charges externes) ;
• Ajoutez les produits d’entretien (poste important dans la cuisine eu égard à une hygiène irréprochable s’effectuant à chaque fin de service)

A ce stade vous obtenez le « Prix de revient net »

Comparez maintenant votre prix de vente à votre prix de revient net, vous obtenez ainsi votre marge nette.

Exemple pour calculer votre marge :

• Prix de vente du plat = 22€ ;
• Prix de revient du plat = 4,50€ ;
• Calcul de la marge nette = (CA HT – Prix de revient net HT) / CA HT x 100 = 79,54% de marge nette ;

Autre exemple de calcul de marge = 22€ / 4,50€ = 4,88 de coefficient

Les fiches techniques sont très importantes pour 3 raisons :

• avoir une idée précise de la rentabilité d’un plat et en déterminer la marge ;
• savoir mieux planifier vos commandes de réapprovisionnement pour éviter le plus grand nombre de pertes ;
• fournir les bonnes instructions aux équipes en cuisine pour préparer les plats au cordeau.

2 Réalisez un inventaire de stock régulièrement

Les inventaires de stocks dans un restaurant doivent s’effectuer régulièrement. Pour ça, vous devez réaliser un inventaire physique au minimum 1 fois par mois. L’objectif est de comptabiliser les produits entrés et sortis, puis de comprendre les éventuels écarts d’un mois sur l’autre (voir en chapitre 3  les différentes solutions que nous avons référencées).

L’inventaire des stocks doit permettre de connaître :

• L’état du stock actuel (nature et quantité de produits à disposition) ;
• Les mouvements de stock (la quantité de produits utilisés sur une période de référence) ;

L’inventaire vous permet aussi de révéler les éventuelles incohérences (vols, plats offerts à des clients mécontents, produits renversés, perdus, erreurs du personnel …etc).

Pour bien réaliser l’inventaire de stock solides et liquides, voici quelques bonnes astuces :

• Ayez des espaces de stockage par catégorie d’aliments (sec, froid ou cave pour les liquides) ;
• Ayez les dates de péremption en évidence ;
• Responsabilisez vos équipes responsables salle et cuisine sur la réception des commandes produits solides et liquides, puis à la réalisation les inventaires ;
• Imposez une rigueur sans faille pour effectuer ces inventaires solides et liquides le dernier jour du mois ;
• Créez une fiche de suivi des stocks à la fois mensuelle mais aussi annuelle pour suivre les quantités utilisées, gaspillées, perdues ou utilisez un des logiciel que nous vous conseillons dans le paragraphe au dessus ;

3 Tenir un tableau de suivi mensuel et annuel

Pour optimiser la gestion des approvisionnements d’une année à l’autre, il vous faut pour ça créer un tableau de bord.

Nous vous avons référencé certains logiciels de gestion des stocks tels que Koust ; Easilys ; Yokitup ; Melba ; Symbioz ; Inpulse … Si toutefois, vous ne souhaitez pas investir, il vous faudra réaliser ce tableau via « excel », si vous le souhaitez nous pouvons vous fournir un fichier prêt à l’emploi en nous faisant la demande par mail à support@overfull.fr.

Cela permet d’analyser mois après mois l’évaluation de vos besoins en marchandises et d’avoir des prévisions plus appropriées. Vous devez en parallèle établir une cohérence de consommation entre les marchandises utilisées sur un mois en fonction du nombre de couverts réalisés sur la même période. Un outil primordial pour une bonne gestion de son restaurant d’une année à l’autre et contrôler le taux de rotation des stocks et s’assurer des bonnes marges.

Pour qu’un restaurant soit rentable, votre marge brute sur les solides doit se situer entre 70 et 75 %. Pour les liquides, elle doit se situer à 85 % en moyenne tout produit confondu (sauf pour les Grands Crus qui ne rentrent pas dans ce mode de calcul, il faudra prévilègier une marge de 30% si vous souhaitez apporter une bonne offre à vos clients et avoir de facto une rotation rapide de ces articles).

4 Formez vos équipes

L’inventaire et le contrôle des stocks restent un travail d’équipe. Le chef et sa brigade pour la cuisine, puis le responsable d’exploitation avec son équipe pour la salle.

Ainsi vous responsabilisez votre équipe salle/cuisine à l’exercice. Dites-vous qu’en impliquant vos collaborateurs dans les inventaires, ils seront contraints à faire moins d’erreurs en amont pour éviter toute justification in fine d’un mois sur l’autre.

Un bon inventaire reste l’affaire de tous, il est donc important d’avoir une communication efficace et empathique pour faire comprendre à votre équipe l’importance de diminuer les pertes de denrées avariées, des plats renversés, des gaspillages, des vols …etc.

Sachez aussi récompenser vos équipes qui auront peut d’écart dans leurs inventaires. Avec ce mode de fonctionnement tout le monde est gagnant, aussi bien les salariés en obtenant de la reconnaissance ainsi que le propriétaire qui améliore fortement ses marges.