Quelles sont les 2 raisons majeures qui engendrent une annulation de dernière minute ?

#1 – Le temps :

En effet, plus la réservation a été prise dans le temps et plus vous augmentez vos chances d’être confronté à une annulation tardive. Certains clients ayant effectué une réservation plusieurs jours à l’avance sont parfois confrontés à un problème de dernière minute qui peuvent les entrainer à ne pas honorer leur présence dans votre restaurant. Donc plus la réservation est ancienne, plus vous augmentez vos chances d’être confronté à un no-show ou à une annulation tardive.

#2 – Les clients qui n’ont pas les bons outils pour réagir :

Si le client ne peut pas modifier en toute autonomie sa réservation en ligne, cela l’oblige :

• soit à annuler sa réservation depuis internet, puis de repasser celle-ci en ligne en prenant le risque qu’il n’y ait plus de disponibilité en fonction de ces nouveaux critères (problème connu sur de nombreux logiciels de réservation en ligne, sauf avec Overfull, un client peut modifier sa réservation en ligne si vous l’y autorisez 😀🙏)
• soit à vous appeler, donc attendre que vous soyez disponible, avec en plus le sentiment de perdre du temps. Au passage, dites-vous qu’il en sera de même pour vous et votre équipe que de perdre du temps pour traiter ce genre d’appel !

Que faire en 5 points ?

🏄 #1 Donnez la possibilité à vos clients de modifier ou annuler leur réservation en ligne en toute autonomie

Avec Overfull, vous l’avez compris, si vous le souhaitez, vos clients peuvent modifier leurs réservations sans qu’ils aient à vous appeler ! En effet, quand vous envoyez par mail/sms une notification à un client pour lui confirmer sa réservation, il peut depuis celle-ci « Modifier » ou « Annuler » sa réservation 24 / 24 sans vous appeler 😀🙏.

Donner l’opportunité à vos clients de pouvoir « Modifier » une réservation en ligne, vous évitera un grand nombre d’annulations tardives, car ils peuvent en toute autonomie gérer plus facilement leurs imprévus professionnels ou personnels.

📨 #2 Envoyez automatiquement à vos clients une demande de reconfirmation de la réservation initiale

Grâce à Overfull, vous pouvez envoyer des demandes de reconfirmation à vos clients pour vous assurer que personne n’oublie sa réservation chez vous.

Gentiment votre client reçoit une demande de reconfirmation afin de l’encourager à reconfirmer sa présence, réaffirmant ainsi son engagement.

Les meilleurs réglages que nous vous conseillons avec cette fonctionnalité, seront en 3 étapes :

• envoyez automatiquement une demande de reconfirmation à vos clients 1 jour avant le service pour les réservations ayant plus de 6 jours d’ancienneté. Ainsi, vous réglerez le problème du « Temps » évoqué un peu plus haut.
• envoyez aussi automatiquement une demande de reconfirmation 1 jour avant le service pour les grosses tables à partir de X couverts, afin d’éviter le drame des grosses tables annulées au dernier moment.
  Ces deux premiers réglages laissent 24 heures à votre client pour réagir à la reconfirmation de sa réservation. Du coup, avec ces deux réglages, si le lendemain le jour du service il vous reste en encore des réservations en attente de reconfirmation, dites-vous que le résultat sera sans appel = revendez la table sans attendre !

• dernière astuce : envoyez automatiquement une demande de reconfirmation aux clients ayant 15 minutes de retard = s’ils n’ont pas réagi au bout 3 minutes, revendez la table !

🧮 #3 Recourez à une liste d’attente digitale

En cas d’annulation de dernière minute, la liste d’attente est un avantage important. Vous pouvez gérer une file d’attente de convives impatients prêts à occuper une table vide à tout moment en utilisant la liste d’attente Overfull.

Déterminez le nombre de personnes que vous souhaitez faire patienter en personnalisant votre liste d’attente en fonction de vos besoins. Puis, quand une table redevient disponible, vous invitez la personne en liste d’attente à confirmer sa demande. Vous offrez ainsi à quelqu’un d’autre la possibilité de venir chez vous en vous assurant ainsi que votre table ne soit pas perdue.

📲🕦 #4 Ouvrez la réservation en ligne le plus longtemps possible

Beaucoup de clients décident au dernier moment d’aller au restaurant. En ouvrant vos réservations en ligne le plus longtemps possible, vous répondez aux besoins spontanés de ces convives et vous vous assurez ainsi que les dernières tables vides pourront être occupées. Ceci aide à minimiser considérablement le nombre d’annulations de dernière minute sans nécessiter d’efforts supplémentaires de votre part.

💳 #5 Demandez une empreinte bancaire ou un prépaiement

Parmi les moyens les plus efficaces d’Overfull pour réduire les no-show ou les annulations tardives, on trouve aussi la mise en place de l’empreinte bancaire et du prépaiement.

Avec le prépaiement, les clients doivent verser une partie ou la totalité du montant de leur repas lors de la réservation. En cas d’annulation tardive ou de no-show, cette avance couvre une partie des dépenses encourues.

De même, l’empreinte bancaire consiste à collecter les coordonnées bancaires lors de la réservation. Les clients sont avertis qu’un montant défini sera débité de leur carte s’ils ne se présentent pas.

Vous pouvez ajuster les montants prélevés et décider des services concernés par ces mesures. En adoptant ces pratiques, vous vous protégez contre les no-shows ou les annulations tardives tout en assurant un système de réservation fiable et efficace pour votre restaurant.

Vous souhaitez créer une expérience exceptionnelle à vos clients ?

Overfull vous propose un module de gestion des réservations à intégrer directement sur votre site internet et les réseaux sociaux sans commission.

Cet outil à la fois puissant, intuitif et simple d’utilisation, permet à vos clients de réserver une table 24/24 en leur offrant au passage une belle expérience.